Ken jij de Kanban-methode al?
De Kanban-methode volgen met Microsoft Planner
In de zakenwereld is er een oud gezegde dat luidt: “If you fail to plan, you plan to fail.” Het uitvoeren van projecten binnen organisaties is een complexe oefening, vooral met de opkomst van werken op afstand en werknemers die verspreid zijn over verschillende tijdzones. E-mails, spreadsheets, documenten, notities, chatberichten. Al deze bronnen aan informatie maakt zoeken moeilijk – en leidt vaak tot productiviteitsverlies.
Om succesvol te zijn in het tijdperk van zakelijke globalisering hebben teams een centrale database voor alle projectinformatie met een degelijk taakbeheersysteem nodig. Een systeem dat transparantie van het werk mogelijk maakt, focus op taken met toegevoegde waarde stimuleert en de productiviteit en efficiëntie van het team verhoogt. Een voorbeeld van zo’n systeem is de populaire Kanban-methode, waarvan 76% van de mensen wereldwijd vindt dat het veel effectiever is dan andere systemen voor taakbeheer en planning.
In dit artikel onderzoeken we de Kanban-methode voor taakbeheer. Wat zijn de voordelen, best practices en hoe kan jouw organisatie verbeterde Kanban-productiviteit bereiken met Microsoft Planner!
Wat is de Kanban-methode?
Als het gaat om het dagelijkse taakbeheer voor teams, is het Kanban-bord een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel dat de algehele productiviteit, efficiëntie en transparantie verhoogt. Het helpt de bedrijfsresultaten te versterken door te focussen op de meest waardevolle taken.
Deze methode van taakbeheer maakt gebruik van borden, fysiek of digitaal, en omvat twee hoofdelementen: kaarten die individuele taken voorstellen; en kolommen, die taken in verschillende voortgangsfasen binnen een project voorstellen. De functie van het bord is om alle teamtaken te visualiseren, de workflow te standaardiseren en in het proces alle obstakels die de voltooiing van de taak belemmeren te identificeren, op te lossen en te verminderen.
De kolommen die meestal door bedrijven worden gekozen, zijn de fases “to do”, “doing” en “done”. Naarmate taken vorderen, worden de kaarten van links naar rechts over de kolommen verschoven. Hierdoor kunnen teams de taakstatus binnen de workflow visualiseren en betrouwbare informatie over de vooruitgang van het project krijgen.
- Meer zichtbaarheid en transparantie van alle werkzaamheden en taken bij de teamleden
- Voortdurende verbetering van workflow-processen
- Helpt multitasking en burn-out te voorkomen door de bezetting van werknemers zichtbaar te maken
- Snellere oplevering van taken/projecten door teams aan te moedigen te focussen op taken met toegevoegde waarde
- Helpt bij de toewijzing van middelen en verbeterde prognoses.
3 Tips om het meeste te halen uit Kanban
- Beperk je statuskolommen
De eerste stap om met Kanban te beginnen, is het bepalen van de titels van de kolommen die relevant zijn voor jouw bedrijfsomgeving. Je kan de meest voorkomende kolommen als uitgangspunt gebruiken – “To do”, “Doing” en “Done”.
De sleutel om te slagen is om je Kanban-bord zoveel mogelijk op de natuurlijke workflow van het team te laten lijken. Als in het proces steeds een kwaliteitscontrole of laatste feedback gebeurt vooraleer iets wordt afgerond, voeg dat dan zeker toe als een statuskolom.
Voor het gebruiksgemak raden wij je echter aan de kolommen tot een minimum te beperken om verwarring te voorkomen en het risico te minimaliseren dat je team niet weet waar taken moeten worden geplaatst.
- Minimaliseer het aantal taken in uitvoering
Als je het aantal lopende taken niet beperkt, doe je niet aan Kanban.
Kanban heeft als doel verspilling van middelen en algemene inefficiëntie tegen te gaan. Dit kan alleen worden gedaan door volledige focus op de taak waarmee je bezig bent. Multitasking leidt tot inefficiëntie in de workflow van je team, wat resulteert in 5 tot 30 minuten tijdverspilling per taak, afhankelijk van de taak en de betrokken persoon.
Onthoud hoe minder taken je in uitvoering hebt, hoe hoger de productiviteit en de snelheid van voltooiing. Als regel geldt dat taken alleen aan “doing” kunnen worden toegevoegd wanneer teamleden daartoe de nodige ruimte hebben en wanneer de huidige taken zijn verplaatst en als voltooid zijn gemarkeerd.
Visualiseer de taken
Om bij de Kanban-borden knelpunten in de workflow te zien, moet je ervoor zorgen dat je taken aan teamleden toewijst, er deadlines aan koppelt en ze een prioriteitsstatus geeft. Met de meeste Kanban-oplossingen, zoals Microsoft Planner, kunnen teams een visuele weergave krijgen van hun voltooide versus te laat uitgevoerde taken. Bovendien zien ze de verhouding van taken die aan bepaalde teamleden zijn toegewezen in de vorm van grafieken. Door de weergave te filteren, kan je een momentopname van de voortgang krijgen en zo gemakkelijk inefficiënties in de workflow opsporen.
Microsoft Planner als jouw Kanban-oplossing
Microsoft Planner is een webgebaseerde, digitale tool met Kanban-achtige borden voor taakbeheer, waarmee teams ideeën kunnen delen, taken voorrang kunnen geven, projecten kunnen bijwerken en toegang hebben tot alle relevante bestanden. Het is het best te vergelijken met platforms als Asana of Trello, maar het grootste voordeel van MS Planner is de integratie in de grotere Microsoft Office 365-omgeving, inclusief integraties met Teams, Outlook en SharePoint. Dankzij deze integratie krijg je een centrale database van alle werk- en projectinformatie, waardoor het makkelijker wordt om altijd en overal toegang tot informatie te hebben.
Met Microsoft Planner kan je meerdere projectborden maken, onbeperkte kolommen toevoegen, taken toewijzen aan teamleden, labels aan taken bevestigen voor eenvoudigere identificatie, checklists, notities en opmerkingen toevoegen, daarnaast heb je de mogelijkheid om bestanden bij te voegen die zich in andere Microsoft-oplossingen of op je pc bevinden. En het mooiste van alles: je kan Planner-borden maken in de eigen Teams-omgeving, zodat je team toegang heeft tot alle taken zonder het centrale communicatieplatform te hoeven verlaten.
Hoe maak je een Microsoft Planner Kanban-bord in Teams?
- Open Microsoft Teams
- Selecteer de optie “Teams” in de navigatiebalk aan de linkerkant.
- Selecteer het Teams-kanaal waaraan je een Kanban-bord wilt toevoegen
- Klik in het topmenu van het kanaal op het “+”-pictogram om een nieuw tabblad toe te voegen
- Zoek naar “Tasks voor Planner en To Do” en selecteer het
- Kies of je een nieuw plan wilt maken of een bestaand plan wilt gebruiken
- Klik op “Opslaan” onderaan het scherm en voilà!
Exabyte is jouw expert in Microsoft 365
Wij kunnen je helpen bij het opzetten van een volledige Microsoft 365–licentie voor jouw bedrijf. Een full-servicepakket waarin we je ook helpen bij het filteren van spam in je Outlook inbox, app–integraties in Teams, het koppelen van VoIP, enz.
We adviseren je graag in deze keuze en zorgen ervoor dat je het maximum uit je abonnement haalt.
